ERP PROVEX · MANUAL DE USUARIO

Inventario

Edición de revisión · 2026-09-13

17 guías. Revisión funcional en el ambiente pendiente.

Entender los estados de una operación de inventario
Recibir fruta en envases cosecheros
Recibir fruta embalada
Rechazar y corregir una recepción antes de contabilizar
Consultar existencias y reservas de fruta
Consultar el historial de movimientos
Transferir fruta entre centros
Recepcionar una transferencia en destino
Registrar un despacho comercial o a puerto
Registrar una devolución desde puerto
Devolver fruta a un productor
Registrar una baja de inventario
Registrar procesos y repaletizajes
Configurar resultados y tolerancias de procesos
Gestionar solicitudes de inspección
Registrar resultados de una inspección
Configurar requisitos de inspección por mercado

Inventario > Recepciones, Procesos y Movimientos

Entender los estados de una operación de inventario

Distinguir la preparación, aprobación y efecto sobre el saldo de fruta.

Antes de comenzar

Identificar el estado actual y tu responsabilidad en el proceso.

Paso a paso

En Borrador se prepara la operación y se revisa la información.
Enviar a revisión formaliza el registro para su revisión.
Finalizar revisión o Marcar lista para aprobación deja el registro a disposición del aprobador.
Aprobar oficializa la operación; todavía falta la acción de contabilizar.
Contabilizar aplica los movimientos al kardex y a las existencias.
Si se rechaza, consulta el motivo y usa el mecanismo de nueva captura que ofrece ese proceso.

Resultado esperado

Sabes en qué etapa se encuentra la operación y cuándo afecta el inventario.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Comprueba lo aprendido

Una recepción está aprobada. ¿Qué falta para que afecte las existencias?

Aprobar oficializa la recepción; Contabilizar aplica el movimiento al kardex y al saldo.

Inventario > Recepciones

Recibir fruta en envases cosecheros

Registrar la descarga de un productor y sus lotes en una sola recepción.

Antes de comenzar

Productor, predios, especie y centro disponibles.
Guía y datos de transporte.
Tipos de envase cosechero configurados.

Qué significa cada campo

Referencia del productor: código externo opcional que acompaña la descarga.
Código de lote ERP: identidad estable generada por el sistema o informada manualmente por excepción.
Kilos: cantidad neta recibida para el lote.

Paso a paso

Selecciona Nueva recepción y Lotes a proceso.
Completa en la cabecera fecha, productor, guía y centro de destino. Despliega Transporte y recepción sólo cuando necesites registrar esos datos opcionales.
Agrega una fila por lote. La referencia del productor identifica su lote externo; no reemplaza el código ERP.
Revisa el código ERP propuesto. Se genera por empresa, temporada, recepción y correlativo de lote; activa Ingresar manual sólo para conservar un código externo autorizado.
Completa especie, variedad, predio, cuartel y fecha de cosecha. Todos los selectores permiten buscar por texto.
Elige captura por total o por pesajes. Informa tipo de envase, cantidad y kilos, o abre el detalle de pesajes cuando corresponda.
Guarda y registra las existencias. Para corregir la recepción, usa Editar desde la grilla; puedes agregar, modificar o quitar lotes que todavía no hayan sido consumidos por otro proceso.
Consulta Existencias y Kardex para comprobar el ingreso.

Resultado esperado

La recepción queda identificada con un correlativo y cada lote conserva su código ERP y referencia externa cuando fue informada.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Recepciones

Recibir fruta embalada

Registrar pallets completos o saldos y conservar la composición trazable de sus cajas.

Antes de comenzar

ENVOP y características de fruta disponibles.
Productor y centro de destino.
Lote o proceso de origen de cada componente.

Paso a paso

Abre Nueva recepción y elige Fruta embalada.
Completa productor, fecha, guía y centro en la cabecera común.
Agrega un pallet o saldo y selecciona su ENVOP. El peso neto por caja y la capacidad se obtienen del ENVOP.
Selecciona Pallet completo o Saldo. Un pallet completo debe alcanzar la capacidad; un saldo queda por debajo y requiere su altura real modificable.
Agrega una fila por lote o proceso de origen. En un mismo pallet puedes combinar componentes de distintos productores.
Indica las cajas de cada componente; los kilos se calculan con el peso neto por caja del ENVOP. Completa variedad etiquetada, calibre, etiqueta y PLU cuando correspondan.
Revisa que la suma de cajas de los componentes coincida con la unidad física y guarda la recepción.
Consulta Existencias y Trazabilidad para comprobar folio, orígenes, productores y cantidades.

Resultado esperado

Cada pallet o saldo queda asociado a la recepción y mantiene su composición por origen, productor y atributos comerciales.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Recepciones > Ver y operar

Rechazar y corregir una recepción antes de contabilizar

Corregir una recepción rechazada conservando su antecedente.

Antes de comenzar

Recepción en una etapa que permita rechazo.

Paso a paso

Abre la recepción y revisa el dato que necesita corrección.
Ejecuta Rechazar y completa el motivo.
Consulta la recepción Rechazada.
Usa Clonar para corregir y completa el motivo solicitado.
Revisa el nuevo borrador, corrige sus datos y recorre nuevamente el ciclo.

Resultado esperado

Se conserva la recepción rechazada y se genera un nuevo borrador para corregir.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Existencias

Consultar existencias y reservas de fruta

Localizar el saldo, la ubicación y la disponibilidad de una unidad o partida.

Antes de comenzar

Empresa y temporada seleccionadas.

Paso a paso

Busca por código de unidad, pallet o partida y usa los filtros de las columnas.
Revisa lote, especie, productor, variedad, calibre, ubicación, clase, cajas, envases, kilos y tránsito.
Para apartar pallets completos, abre Reservar pallets, selecciona las unidades disponibles, informa fecha y glosa y confirma.
En Reservas e historial puedes buscar la reserva y liberarla cuando ya no corresponda. La liberación devuelve el pallet a Disponible.
Usa Estibar pallets, Reclasificar granel o Cambiar folio sólo cuando la acción corresponda al saldo seleccionado.
Consulta el último movimiento y relaciónalo con el Kardex si necesitas explicar el saldo.

Resultado esperado

Puedes identificar dónde está la fruta, si está disponible o reservada y el movimiento que explica el saldo.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Kardex

Consultar el historial de movimientos

Explicar cambios de saldo a partir de los movimientos registrados.

Antes de comenzar

Unidad o tipo de operación que quieres investigar.

Paso a paso

Selecciona el tipo de operación y la unidad cuando corresponda.
Indica un rango de fechas.
Ejecuta Actualizar.
Revisa operación, fecha, unidad, lote, efecto, ubicación, clase y kilos del movimiento.
Compara con la existencia y el estado de la operación de origen.

Resultado esperado

Puedes relacionar el saldo con las operaciones que lo modificaron.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Transferencias

Transferir fruta entre centros

Registrar la salida de un centro y su recepción separada en otro.

Antes de comenzar

Saldo de origen y centro de destino identificados.

Paso a paso

Selecciona Nueva transferencia en Transferencias interplanta.
Completa fecha y centro de destino.
Selecciona las existencias de origen y cantidades; revisa los máximos disponibles.
Guarda y revisa el detalle.
Envía a revisión y comprueba que el registro pasó a En revisión.
Completa la revisión y déjalo listo para aprobación.
La persona autorizada revisa y aprueba la operación.
Ejecuta Contabilizar únicamente cuando corresponda y comprueba el estado Contabilizada.
Comprueba las unidades en tránsito y coordina su recepción en destino.

Resultado esperado

La salida contabilizada queda pendiente de su recepción física en el centro destino.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Comprueba lo aprendido

La salida interplanta se contabilizó. ¿Ya está recibida la fruta en destino?

Salida y recepción interplanta tienen ciclos separados. La fruta permanece en tránsito hasta completar la recepción.

Inventario > Transferencias > Recepcionar

Recepcionar una transferencia en destino

Confirmar la llegada física y cerrar el tránsito.

Antes de comenzar

Transferencia enviada y saldos en tránsito disponibles.

Paso a paso

Localiza la transferencia y abre Recepcionar.
Revisa el intento vigente y el detalle de unidades en tránsito.
Ingresa fecha de recepción, cantidades recibidas y observación según el formulario.
Envía el intento a revisión y completa su revisión.
El aprobador ejecuta Aprobar recepción.
Ejecuta Contabilizar recepción y comprueba las existencias en el centro destino.

Resultado esperado

La recepción contabilizada cierra el tránsito y materializa el saldo en destino.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Despachos

Registrar un despacho comercial o a puerto

Registrar la salida física de fruta para su destino comercial.

Antes de comenzar

Existencias disponibles.
Mercado y referencia de embarque cuando correspondan.

Paso a paso

Abre Nuevo despacho en Despachos.
Selecciona tipo de despacho, fecha, mercado y referencia de embarque requerida.
Selecciona las existencias y cantidades a despachar.
Revisa unidad, lote, ubicación y cantidades parciales.
Guarda y revisa el detalle.
Envía a revisión y comprueba que el registro pasó a En revisión.
Completa la revisión y déjalo listo para aprobación.
La persona autorizada revisa y aprueba la operación.
Ejecuta Contabilizar únicamente cuando corresponda y comprueba el estado Contabilizada.
Comprueba la salida en Kardex y el saldo restante.

Resultado esperado

El despacho contabilizado registra la salida física corporativa.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Devoluciones desde puerto

Registrar una devolución desde puerto

Registrar el retorno de fruta de un despacho anterior.

Antes de comenzar

Despacho original identificado.
Cantidades efectivamente retornadas.

Paso a paso

Abre Nueva devolución en Devoluciones desde puerto.
Selecciona el despacho original.
Elige las líneas del despacho que retornan y sus cantidades.
Indica destino, fecha, guía de retorno y observación.
Guarda y revisa la relación con el despacho original.
Envía a revisión y comprueba que el registro pasó a En revisión.
Completa la revisión y déjalo listo para aprobación.
La persona autorizada revisa y aprueba la operación.
Ejecuta Contabilizar únicamente cuando corresponda y comprueba el estado Contabilizada.
Comprueba el retorno en existencias y kardex.

Resultado esperado

El retorno queda vinculado al despacho que lo originó.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Devoluciones a productor

Devolver fruta a un productor

Registrar una salida de fruta por devolución al productor.

Antes de comenzar

Productor y existencias identificados.
Motivo de devolución.

Paso a paso

Abre Nueva devolución en Devoluciones a productor.
Selecciona productor y fecha, e indica la guía y la observación de respaldo.
Marca las existencias a devolver e indica cantidades.
Revisa que las unidades correspondan al productor y al alcance acordado.
Guarda el borrador y consulta su detalle.
Envía a revisión y comprueba que el registro pasó a En revisión.
Completa la revisión y déjalo listo para aprobación.
La persona autorizada revisa y aprueba la operación.
Ejecuta Contabilizar únicamente cuando corresponda y comprueba el estado Contabilizada.
Comprueba el egreso en Kardex.

Resultado esperado

La devolución contabilizada deja constancia de la salida de fruta.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Bajas de inventario

Registrar una baja de inventario

Retirar del saldo la fruta que debe darse de baja.

Antes de comenzar

Tipo de baja configurado.
Motivo y autorización operativa.
Unidades y cantidades identificadas.

Paso a paso

Abre Nueva baja.
Selecciona tipo de baja, fecha y motivo.
Elige las existencias y cantidades a retirar.
Revisa cuidadosamente el detalle antes de enviarlo a revisión.
Envía a revisión y comprueba que el registro pasó a En revisión.
Completa la revisión y déjalo listo para aprobación.
La persona autorizada revisa y aprueba la operación.
Ejecuta Contabilizar únicamente cuando corresponda y comprueba el estado Contabilizada.
Comprueba la disminución en existencias y el movimiento en Kardex.

Resultado esperado

La baja contabilizada queda identificada con su motivo y cantidades.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Procesos / Repaletizaje

Registrar procesos y repaletizajes

Relacionar fruta de origen, pallets, fruta comercial, subproductos, descartes y diferencias de cuadratura.

Antes de comenzar

Existencias de origen disponibles.
ENVOP y atributos comerciales activos.

Paso a paso

En Procesos, abre Nuevo proceso, selecciona el tipo y la fecha y busca los lotes de origen.
Indica los kilos a procesar por lote y continúa a las salidas. Puedes guardar el proceso abierto con una diferencia pendiente; para cerrarlo debes distribuir todo lo ingresado sin excederlo.
En Pallets y saldos, agrega una unidad, selecciona ENVOP y define Pallet completo o Saldo. La capacidad y el peso por caja se leen del ENVOP.
Agrega una fila por lote o productor que compone el pallet. Se permiten varios productores y puedes dividir el mismo lote por variedad etiquetada, calibre, etiqueta o PLU.
Registra fruta comercial, subproducto, desecho o merma en sus secciones. Los kilos de todas las salidas alimentan la cuadratura.
Guarda el proceso abierto para continuarlo después o ciérralo cuando la diferencia sea cero. La operación actual no exige instructivo de embalaje.
Para repaletizar, abre Repaletizaje, selecciona pallets o saldos de origen y distribuye todas sus cajas entre uno o más pallets de resultado.
Comprueba las unidades de salida, la genealogía de sus componentes y el Kardex.

Resultado esperado

El proceso conserva el consumo real por lote, los resultados y la diferencia pendiente; el repaletizaje reemplaza unidades sin perder su composición.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Procesos > Configurar

Configurar resultados y tolerancias de procesos

Definir cómo se clasifican los resultados y se controla la cuadratura.

Antes de comenzar

Responsabilidad para administrar la configuración de la temporada.

Paso a paso

En Tipos de resultado, completa especie, código, nombre y naturaleza inventariable o no inventariable.
Guarda el tipo y revisa su estado.
En Tolerancias, selecciona especie y proceso.
Completa tolerancia absoluta y porcentual; revisa el criterio CUALQUIERA o AMBAS y comportamiento ADVERTIR o BLOQUEAR.
Guarda el borrador, revisa sus valores y publica la versión cuando esté aprobada por el responsable.

Resultado esperado

La configuración publicada identifica las reglas aplicables al proceso.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Inspecciones > Solicitudes

Gestionar solicitudes de inspección

Preparar y coordinar una solicitud de inspección.

Antes de comenzar

Tipo de inspección, centro y fruta objetivo disponibles.

Paso a paso

Abre Nueva inspección y selecciona Solicitud dentro del formulario.
Completa tipo de inspección, muestreo, fecha y centro; selecciona la existencia objetivo y las unidades de muestra.
Guarda el borrador y revisa su detalle.
Ejecuta Enviar solicitud.
Cuando se coordine con la contraparte, usa Programar.
Cierra la solicitud cuando corresponda y consulta su resultado de inspección por separado.

Resultado esperado

La solicitud muestra su etapa de envío, programación o cierre.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Inventario > Inspecciones > Resultados

Registrar resultados de una inspección

Conservar la evidencia y el resultado de la inspección.

Antes de comenzar

Tipo de inspección y muestreo activos.
Planilla, certificado u observación cuando correspondan.

Paso a paso

Abre Nueva inspección y selecciona Resultado dentro del formulario.
Completa fecha, ubicación y solicitud relacionada si existe.
Indica planilla o certificado externo y el resultado: favorable, favorable con condición o no favorable.
Selecciona una existencia como objetivo, indica el mercado y completa unidades/kilos de muestra y observaciones.
Guarda, envía a revisión y solicita Aprobar registro a la persona autorizada.
Consulta el resultado aprobado y sus objetivos.

Resultado esperado

La evidencia queda oficializada con su resultado técnico registrado.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.

Comprueba lo aprendido

¿Aprobar un resultado No favorable lo convierte en Favorable?

La aprobación oficializa la evidencia. El resultado técnico conserva su valor.

Inventario > Inspecciones > Configurar reglas

Configurar requisitos de inspección por mercado

Definir si un mercado requiere una inspección y cómo se trata su falta.

Antes de comenzar

Regla operativa acordada para especie y mercado.

Paso a paso

Selecciona especie, mercado y tipo de inspección.
Indica si requiere o no requiere inspección.
Selecciona ADVERTIR o BLOQUEAR según la regla aprobada.
Escribe el motivo de versión y guarda una nueva versión.
Revisa los datos y publica la versión aplicable.

Resultado esperado

El requisito publicado queda asociado a especie, mercado y temporada.

Si necesitas ayuda

La operación no cambió las existencias

Consulta su estado. Guardar o aprobar no aplica todavía el movimiento; revisa la contabilización. En transferencias revisa también la recepción en destino.

No sé si se guardó la última acción

Vuelve a consultar el registro o su historial antes de repetirla. Si el resultado sigue siendo incierto, informa la pantalla, hora, mensaje y referencia al soporte interno.